Documento en revisión. Esta es la versión 1 en borrador y está siendo revisada por nuestros asesores legales. Puede cambiar antes de su publicación definitiva. Los datos entre corchetes se completarán antes de publicarla.
1. Introducción y alcance
Este acuerdo regula el tratamiento de datos personales que ProEvolution Lab realiza por cuenta de cada club al prestar el servicio de la plataforma. Hace parte del contrato de servicio y corresponde al contrato de transmisión de datos personales previsto en la normativa colombiana (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015).
2. Definiciones
- Responsable: el club que contrata el servicio y decide sobre el tratamiento de los datos.
- Encargado: ProEvolution Lab, que trata los datos por cuenta del club.
- Titular: la persona cuyos datos se tratan (usuarios del club y deportistas).
- Subencargado: un proveedor que ayuda a ProEvolution Lab a prestar el servicio y trata datos en su nombre.
- Incidente de seguridad: un acceso, pérdida, alteración o divulgación no autorizada de datos personales.
3. Roles e instrucciones
ProEvolution Lab trata los datos únicamente para prestar el servicio, según las funciones de la plataforma y la configuración que elija el club, que constituyen sus instrucciones. No usa los datos para fines propios, no los vende y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial. Si una instrucción del club parece contraria a la ley, ProEvolution Lab se lo informará.
4. Confidencialidad y seguridad
Las personas de ProEvolution Lab con acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad y acceden solo cuando es necesario para prestar o dar soporte al servicio. Las medidas de seguridad se describen en el Anexo 2.
5. Subencargados
El club autoriza a ProEvolution Lab a usar los subencargados publicados en Proveedores de servicios. ProEvolution Lab exige a cada uno obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo y avisará a los administradores de los clubes al menos 30 días antes de incorporar uno nuevo. El club puede oponerse por motivos razonables de protección de datos.
6. Derechos de los titulares y asistencia
La plataforma permite al club consultar, corregir y exportar los datos, y solicitar la anonimización o eliminación de un deportista. ProEvolution Lab ayudará al club a responder las solicitudes de los titulares dentro de los plazos legales y le remitirá las que reciba directamente.
7. Incidentes de seguridad
Si ProEvolution Lab detecta un incidente que afecte datos del club, se lo notificará sin demoras injustificadas y, a más tardar, dentro de las 72 horas [PENDIENTE DE LA ASESORÍA LEGAL: confirmar el plazo de 72 horas] siguientes a confirmarlo, con la información disponible sobre lo ocurrido, los datos afectados y las medidas tomadas. ProEvolution Lab apoyará al club en los reportes que deba hacer ante la Superintendencia de Industria y Comercio y ante los titulares.
8. Transferencias internacionales
Los datos se almacenan en São Paulo, Brasil. Los subencargados que traten datos en otros países lo hacen con garantías adecuadas de protección; entre ellos, OpenAI, L.L.C. trata en Estados Unidos las preguntas del asistente de IA, con los nombres reemplazados por códigos. Si el club conecta su propia cuenta de IA, ese proveedor trata los datos en su propia infraestructura, bajo el contrato del club con ese proveedor. [PENDIENTE DE LA ASESORÍA LEGAL]
9. Conservación, devolución y eliminación
Mientras el servicio esté activo, ProEvolution Lab conserva los datos según los periodos de la Política de privacidad. Al terminar el servicio, el club puede exportar sus datos; después de un periodo de espera de 30 días se eliminan, salvo el registro mínimo de la eliminación y el historial de cambios que debe conservarse por 2 años. Las copias de seguridad se eliminan cuando vencen.
10. Auditorías y verificación
ProEvolution Lab pondrá a disposición del club la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo. El club podrá solicitar una verificación con aviso previo de 30 días, como máximo una vez al año, salvo después de un incidente de seguridad.
Anexo 1. Detalles del tratamiento
A. Titulares
- Usuarios del club: administradores, directores técnicos, entrenadores y personal técnico.
- Deportistas del club, incluidos los menores de edad.
B. Datos tratados
- Usuarios: nombre, correo electrónico, rol, foto de perfil opcional, preferencias y registros técnicos de seguridad.
- Deportistas: nombre, fecha de nacimiento, posiciones, número, equipo, medidas físicas, trayectoria, convocatorias, logros, evaluaciones, participación, asistencia y notas del cuerpo técnico; foto y video solo con autorización registrada.
C. Datos que requieren especial cuidado
Datos de deportistas menores de edad, tratados con la autorización de su representante legal y respetando su interés superior. La plataforma no está diseñada para recoger datos de salud: el motivo de no participación (por ejemplo, «lesionado») se registra solo como disponibilidad, sin diagnósticos.
D. Naturaleza y finalidad
Almacenamiento, organización, consulta, análisis estadístico y presentación de los datos de rendimiento deportivo del club, para apoyar el trabajo del cuerpo técnico.
E. Duración
Mientras dure el servicio, más los periodos de eliminación descritos en la sección 9.
Anexo 2. Medidas técnicas y organizativas
- Cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo; cifrado adicional de notas, textos libres y credenciales.
- Aislamiento de los datos de cada club aplicado en la base de datos.
- Acceso según rol y equipo asignado; solo el Administrador gestiona usuarios.
- Verificación en dos pasos y cierre de sesión por inactividad configurables por el club.
- Registro de auditoría de acciones sensibles, que no puede modificarse.
- Contraseñas gestionadas por el servicio de autenticación, sin almacenarse en texto.
- Fotos en almacenamiento privado, entregadas con accesos temporales.
- Asistente de IA: nombres reemplazados por códigos antes de salir de la plataforma, sin envío de contraseñas, datos de contacto ni información médica, y registro de los intentos de mal uso.
- Copias de seguridad gestionadas por el proveedor de base de datos.
- Pruebas automáticas de seguridad y aislamiento antes de cada publicación.
Anexo 3. Subencargados aprobados
La lista vigente de subencargados, con su finalidad, los datos que tratan y su ubicación, está en Proveedores de servicios.
El proveedor de inteligencia artificial de la plataforma es OpenAI, L.L.C. (Estados Unidos): responde las preguntas del asistente de IA con las estadísticas que el usuario puede ver, con los nombres de deportistas y equipos reemplazados por códigos. Conserva el tráfico hasta 30 días, solo para monitorear abusos, y no lo usa para entrenar sus modelos. [PENDIENTE DE LA ASESORÍA LEGAL]
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