Documento en revisión. Esta es la versión 1 en borrador y está siendo revisada por nuestros asesores legales. Puede cambiar antes de su publicación definitiva. Los datos entre corchetes se completarán antes de publicarla.
1. Quiénes somos y alcance
[RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT] y domicilio en [DIRECCIÓN], Colombia (en adelante, «ProEvolution Lab»), ofrece la plataforma de inteligencia de rendimiento deportivo ProEvolution Lab y el sitio web www.proevolutionlab.com.
Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica en dos situaciones distintas:
- Sitio web: cuando nos escribes por el formulario de contacto, ProEvolution Lab es el responsable de esos datos.
- Plataforma: cada club es el responsable de los datos de sus usuarios y deportistas, y ProEvolution Lab los trata por cuenta del club como encargado, según el Acuerdo de tratamiento de datos.
2. Qué datos tratamos
En el sitio web
- Los que nos das en el formulario de contacto: nombre, club o institución, correo electrónico y mensaje.
- Tus preferencias de tema (claro u oscuro) y de idioma, guardadas solo en tu navegador.
- El sitio no usa cookies de seguimiento, publicidad ni herramientas de analítica de terceros.
En la plataforma
- Usuarios del club (administradores, cuerpo técnico y personal): nombre, correo electrónico, rol, foto de perfil opcional, idioma y tema preferidos, y registros técnicos de seguridad (inicios de sesión, actividad de la sesión y verificación en dos pasos).
- Deportistas: nombre, fecha de nacimiento, posiciones, número de camiseta, equipo y temporada, medidas físicas (estatura y peso), trayectoria deportiva, convocatorias y logros, evaluaciones post-partido, participación en partidos, asistencia a entrenamientos y notas del cuerpo técnico (guardadas cifradas).
- Foto y video del deportista: solo si el club registra la autorización correspondiente (del acudiente si es menor de edad, o del propio deportista si es mayor).
- Asistente de IA (opcional): las preguntas y respuestas de cada usuario, guardadas cifradas y visibles solo para su autor.
3. Para qué usamos los datos
- Prestar el servicio: registrar partidos, evaluaciones, asistencia y mostrar los paneles e informes del club.
- Gestionar las cuentas, los permisos y la seguridad de la plataforma.
- Dar soporte y responder solicitudes.
- Enviar los correos necesarios del servicio (invitaciones, restablecimiento de contraseña y avisos importantes).
- Cumplir obligaciones legales.
No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
4. Base legal
Tratamos los datos según la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.
El tratamiento se basa en la autorización del titular, que el club obtiene y registra, y en la ejecución del contrato de servicio con el club. Respondemos a las solicitudes de autoridades cuando la ley lo exige.
5. Deportistas menores de edad (niñas, niños y adolescentes)
La plataforma trata datos de deportistas menores de edad. Por eso aplicamos reglas más estrictas:
- El tratamiento responde y respeta el interés superior de niñas, niños y adolescentes y asegura sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).
- El club obtiene la autorización del representante legal del menor antes de registrar sus datos; para fotos y videos, la plataforma exige que quede registrada (quién la confirmó y cuándo).
- Recogemos solo los datos necesarios para acompañar el desarrollo deportivo.
- Las evaluaciones son observaciones de un partido: nunca un juicio sobre el valor o el potencial de un deportista, ni un diagnóstico.
- El sitio web no recoge datos de menores de edad.
Los deportistas mayores de edad, según la edad que defina el club, dan su propia autorización.
6. Con quién compartimos los datos
- Proveedores de servicios que nos ayudan a operar la plataforma (alojamiento, base de datos y envío de correos), bajo contrato y solo para ese fin. La lista está en Proveedores de servicios.
- OpenAI, L.L.C., el proveedor de inteligencia artificial de la plataforma, para responder las preguntas del asistente de IA incluido en tu plan. Solo recibe la pregunta y las estadísticas que el usuario ya puede ver, con los nombres de deportistas y equipos reemplazados por códigos. Si el club conecta su propia cuenta de IA, los datos van al proveedor de esa cuenta (ver la sección 12).
- Autoridades, cuando una norma o una orden lo exija.
Cada club ve únicamente su propia información: las reglas de acceso se aplican en la base de datos, no solo en la pantalla.
7. Transferencias internacionales
Los datos de la plataforma se almacenan en servidores ubicados en São Paulo, Brasil. Algunos proveedores tratan datos en otros países: el de envío de correos y OpenAI, L.L.C., el proveedor de inteligencia artificial de la plataforma, que trata en Estados Unidos las preguntas del asistente de IA y las estadísticas que las acompañan, con los nombres de deportistas y equipos reemplazados por códigos; esto es una transferencia internacional de datos. Si el club conecta su propia cuenta de IA, ese proveedor puede tratar los datos en otros países según el contrato del club. En esos casos exigimos garantías adecuadas de protección, según la normativa colombiana. [Por confirmar con el asesor legal: declaraciones o autorizaciones aplicables.] [PENDIENTE DE LA ASESORÍA LEGAL: garantías para la transferencia a OpenAI en Estados Unidos.]
8. Seguridad
- Cifrado de la información en tránsito y en reposo, y cifrado adicional de notas y textos libres.
- Aislamiento de los datos de cada club en la base de datos.
- Acceso según el rol de cada persona, verificación en dos pasos opcional u obligatoria para todo el club y cierre de sesión por inactividad.
- Registro de auditoría de las acciones sensibles.
- Contraseñas que nadie puede ver: no se guardan en texto.
Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, actuaremos según el Acuerdo de tratamiento de datos y la ley.
9. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Datos de la plataforma: mientras el club tenga el servicio activo. Si el club cierra su cuenta, puede exportar sus datos; después de un periodo de espera de 30 días se eliminan.
- Historial de cambios (auditoría): 2 años.
- Actividad de las sesiones: 30 días.
- Correos que no se pudieron entregar (rebotes y quejas de spam informados por el proveedor de correo): 180 días, o hasta que se elimine la cuenta del usuario.
- Conversaciones del asistente de IA: se borran automáticamente tras 30, 90 o 180 días sin actividad, según lo defina el club.
- Tráfico enviado a OpenAI: OpenAI lo conserva hasta 30 días, solo para monitorear abusos. [PENDIENTE DE LA ASESORÍA LEGAL]
- Registro de uso del asistente de IA (sin el texto de las conversaciones): 2 años.
- Registro de seguridad del asistente de IA: cuando el asistente bloquea un intento de mal uso, se guarda la pregunta que lo causó, cifrada, visible solo para el Administrador del club y sin posibilidad de borrarla ni modificarla, como evidencia: 2 años.
- Copias de seguridad: vencen según el calendario del proveedor ([X] días).
- Mensajes del formulario de contacto: [plazo por definir].
10. Tus derechos
Como titular puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso, revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos, y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si tus datos (o los de un deportista que representas) están en la plataforma de un club, puedes dirigirte al Administrador de ese club o escribirnos; nosotros coordinamos con el club. Atendemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles. El procedimiento está en Eliminación de datos.
12. Uso de inteligencia artificial y tratamiento de datos
El asistente de inteligencia artificial es una función opcional incluida en los planes, con créditos mensuales según el plan. Esta sección explica cómo trata los datos; las condiciones de uso están en los Términos y condiciones.
Para qué se usa
- Responder las preguntas de los usuarios autorizados del club sobre el rendimiento de sus equipos y deportistas.
- Explicar cómo usar la plataforma.
- Resumir tendencias y preparar información de apoyo para el cuerpo técnico. Nunca toma decisiones sobre un deportista.
Qué datos salen de nuestros servidores
- La pregunta del usuario y solo las estadísticas que ese usuario ya puede ver en la plataforma.
- Deportistas y equipos reemplazados por códigos (por ejemplo, J-3F2A91); los nombres que el usuario escriba en su pregunta también se reemplazan antes de enviarla.
- Los nombres se recuperan solo en nuestro servidor, al mostrar la respuesta.
- Nunca datos de contacto, números de identificación ni información médica: la plataforma no los guarda.
El proveedor del asistente incluido en tu plan
El asistente incluido en tu plan funciona con la API de OpenAI, L.L.C. (no con ChatGPT), que trata los datos en Estados Unidos. OpenAI conserva el tráfico de su API hasta 30 días, solo para monitorear abusos. [PENDIENTE DE LA ASESORÍA LEGAL]
Sin entrenamiento de modelos
ProEvolution Lab no usa la información de tu club para entrenar modelos de inteligencia artificial. El asistente incluido en tu plan funciona con la API de OpenAI, que no usa los datos enviados por su API para entrenar sus modelos, y antes de enviar una pregunta reemplazamos los nombres de deportistas y equipos por códigos. Además, en la cuenta de OpenAI de la plataforma están desactivadas todas las opciones para compartir datos con OpenAI.
Si tu club conecta su propia cuenta de IA
El club puede conectar su propia clave de un proveedor de IA en lugar de usar los créditos del plan. En ese caso aplican las condiciones de la cuenta del club, que ProEvolution Lab no controla:
- OpenAI: los datos enviados por su API no se usan para entrenar sus modelos, salvo que el club haya activado el uso compartido de datos en su cuenta.
- Google Gemini con cuenta de pago (un proyecto de Google Cloud con facturación): Google no usa las preguntas ni las respuestas para mejorar sus productos.
- Google Gemini en el nivel gratuito: Google puede usar el contenido para mejorar sus productos y su IA, y personas pueden revisarlo; en el Espacio Económico Europeo, Suiza y el Reino Unido aplican también al nivel gratuito las reglas de la cuenta de pago. Por eso recomendamos una cuenta de pago.
Tus derechos
Los derechos de la sección 10 aplican también a los datos que trata el asistente: puedes pedir acceso, corrección o eliminación escribiendo a privacy@proevolutionlab.com.
Seguridad
Las preguntas y respuestas viajan cifradas. Los intentos de usar el asistente para fines no permitidos se bloquean y quedan registrados.
13. Cambios a esta política
Si actualizamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y, si el cambio es importante, avisaremos a los administradores de los clubes.
14. Contacto
Para cualquier asunto de datos personales escríbenos a privacy@proevolutionlab.com.